Instrukcja rozliczania dotacji

 

Informacje ogólne

Zleceniobiorca składa sprawozdanie z wykonania zadania publicznego (dotacji) na formularzu określonym przepisami  rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 roku w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zdania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz.U. z 2011, Nr 6, poz. 25), który zamieszczony jest na stronie Zleceniodawcy: www.kbpn.gov.pl

Sprawozdanie powinno być składane osobiście lub przesyłane listem poleconym w nieprzekraczalnych terminach określonych w umowie. Złożenie sprawozdania po wyznaczonym terminie winno zostać przez Zleceniobiorcę pisemnie wyjaśnione.

Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.).

Sprawozdanie winno być opieczętowane i podpisane przez członków organu zarządzającego uprawnionych do reprezentowania podmiotu.

Sprawozdania merytoryczne i finansowe powinny obejmować wyłącznie działania przewidziane umową i przedstawiać stan realizacji całego zadania , czyli zarówno określenie działań realizowanych w ramach dotacji jak również innych środków po stronie Zleceniobiorcy określonych umową.

Wykazany w sprawozdaniu merytorycznym zakres zrealizowanych w danym okresie działań powinien być spójny ze sprawozdaniem finansowym.

SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA WYDATKÓW

1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów

Kolumna „Poprzedni okres sprawozdawczy”

Należy wypełnić wpisując wysokość kwot dotacji z poprzedniego okresu rozliczeniowego dla poszczególnych rodzajów kosztów oraz wysokość finansowania ze środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów, wkładu osobowego w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy (nie sumując kwot wydatkowanych poprzednich okresów)

Kolumna „ Bieżący okres sprawozdawczy”

Należy określić faktycznie poniesione wydatki w danym okresie sprawozdawczym. W przypadku sprawozdania końcowego należy wpisać wydatki związane z realizacją całości zadania.

2. Rozliczenie ze względu na źródła finansowania

Należy określić z jakiego źródła i w jakiej wysokości jest finansowany koszt realizacji zadania (ta tabela musi być odzwierciedleniem tabeli : Przewidywane  źródła finansowania zadania publicznego znajdującej się w zaakceptowanym preliminarzu).

3. Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie realizacji budżetu

Należy opisać wybrane pozycje, które wymagają dodatkowych objaśnień, podać uzasadnienia dokonanych przesunięć  środków finansowych (przesunięcia nie mogą przekraczać 10% każdej pozycji kosztów pochodzących z dotacji)

4. Informacja o wydatkach poniesionych przy wykonywaniu zadania

Należy dokonać spisu wszystkich dokumentów księgowych, które związane były z realizacją zadania (tych, które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji, tych które opłacone zostały z innych środków oraz wolontariatu.

a) Numer dokumentu księgowego – należy podać nr faktury/rachunku oraz  – należy podać, do której pozycji kosztorysu dany wydatek się odnosi.

b) Data wystawienia – należy wpisać datę wystawienia faktury/ rachunku

c) Nazwa kosztu – należy wykazać nazwę działania określonego w stosownej pozycji preliminarza z podaniem ilości zrealizowanych jednostek oraz kosztu)

d) Kwota – należy wpisać pełną kwotę faktury/ rachunku

e) Z tego ze środków pochodzących z dotacji – należy podać wysokość kwoty z faktury/ rachunku, która jest rozliczona z dotacji.

f)   Z tego ze środków finansowych własnych ,środków z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego oraz wolontariatu – należy podać wysokość kwoty z faktury/rachunku, która jest rozliczana ze środków własnych oraz wykazać  wartość wycenionego wkładu pracy wolontariusza

Faktury powinny należy uporządkować zgodnie z kolejnymi pozycjami kosztorysu , a faktury przypisane do poszczególnych pozycji muszą być wpisane chronologicznie.

5. Dodatkowe informacje

Należy w uzasadnionych przypadkach podać istotne informacje mające bezpośredni związek z realizacja zaplanowanego zadania.

DODATKOWE INFORMACJE

• Do sprawozdania nie załącza się faktur/rachunków, które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami  umowy i udostępnić na żądanie Zleceniodawcy.
• W przypadku wystąpienia wątpliwości w sprawozdaniu Zleceniodawca może wezwać Zleceniobiorcę do złożenia wyjaśnień i/lub do wglądu oryginałów dokumentów wyszczególnionych w zestawieniu faktur, tj.:

- faktury/rachunki

- noty obciążeniowe

- listy płac

- umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne, w szczególności  porozumienia z wolontariuszami –rachunki  do tych umów wraz z obowiązującymi narzutami

- rozliczenia podróży służbowych na podstawie druku delegacji oraz poleceń wyjazdu służbowego wraz ze sposobem obliczania należnej diety i dokładnym opisem potwierdzającym powiązanie wyjazdu służbowego z celami zleconego zadania

- Dowody zapłaty (wyciągi z rachunku bankowego Zleceniobiorcy potwierdzające dokonane operacje bankowe, rozliczenie pobranej przez pracownika zaliczki, raporty kasowe uwzględniające dany wydatek, KW potwierdzające dokonanie zapłaty).

• Zleceniodawca może żądać dołączenia do sprawozdań faktur/rachunków dokumentujących wydatki poniesione ze środków innych niż dotacja przekazana przez Zleceniodawcę.

WYDATKOWANIE  ŚRODKÓW

Ze środków dotacji pokrywane mogą być wydatki na realizację zadania poniesione najwcześniej od daty wskazanej w umowie jako data rozpoczęcie realizacji zadania do daty wskazanej jako dzień zakończenia realizacji zadania

UWAGA!

W przypadku, gdy termin końcowy realizacji zadania wypada np. 31 grudnia – płatności mogą być dokonywane do 31 grudnia danego roku, dotyczy to również płatności z tytułu zobowiązań publiczno-prawnych: podatek od osób fizycznych, z którymi podpisano umowy można zapłacić zaliczkowo w listopadzie, składki ZUS za dany miesiąc co do zasady należy płacić w następnym miesiącu, ale nie jest zabronione wpłacenie składek w miesiącu, za który są one pobierane (w grudniu za grudzień), natomiast za faktury za grudzień wystawiane w następnym miesiącu, np. telefon bądź inne usługi eksploatacyjne należy zaliczkowo zapłacić w miesiącu, w którym kończy się realizacja projektu.

Prawidłowo wystawione dowody księgowe:

1. Treść faktur  (rachunków) winna być szczegółowo opisana i w sposób jednoznaczny wskazywać na związek pomiędzy poniesionym kosztem a właściwą pozycją kosztorysu.
2. Data wystawienia mieszczącą się w terminie realizacji zadania wskazanym w umowie.
3. Poniesione wydatki są udokumentowane (data i sposób zapłaty).

• Faktury/rachunki , umowy winny spełniać wymogi określone w art. 21 Ustawy o rachunkowości.
• Wszystkie oryginały dokumentów stanowiące dowód poniesionych wydatków powinny być wystawione na Zleceniobiorcę oraz zawierać, sporządzony w sposób trwały na odwrocie, opis zawierający:

- opis wydatku – w jakim celu, dla kogo, itp.

- numer umowy

- kwotę kosztu w ramach zadania

- wskazanie pozycji w kosztorysie oraz źródła finansowania (np. do/sfinansowano ze środków FRPH/KBPN w kwocie ....zł) zgodnie z umową......... z dnia........)

- opis dotyczący zgodności zakupu z ustawą Prawo zamówień publicznych ze wskazaniem podstawy prawnej.

- akceptację wydatku pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym podpisaną przez osoby uprawnione wraz z właściwą datą.

- dekretację do zapłaty wraz z podpisami osób upoważnionych do zatwierdzania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy

- data, podpis umożliwiający identyfikację osób podpisujących

- dekret księgowy – sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej oraz numerem dowodu księgowego.

- w przypadku rachunków do umów zleceń i o dzieło wymaga się ponadto adnotacji,: Podatek i/lub składki zostały odprowadzone do właściwych urzędów w ustawowym terminie, niewykraczającym poza końcowy termin realizacji zadania określony w umowie.

 

UWAGA: Zatwierdzenia merytorycznego dokonują osoby uprawnione, natomiast

formalno – rachunkowego osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki.

Powyższy opis dotyczy wszystkich dokumentów pochodzących z dotacji i środków własnych (faktur, rachunków, umów cywilnoprawnych, innych dokumentów stanowiących podstawę rozliczenia zadania).

Dopuszcza się zastosowanie pieczątki w celu opisania ww. dokumentów.

Dowody księgowe powinny być rzetelne , to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Paragony fiskalne nie stanowią podstawy rozliczenia zadania i dotacji.

Wszystkie dowody księgowe muszą mieć udokumentowany termin zapłaty.

Dowodami zapłaty za faktury i rachunki są w szczególności:

1) Wyciąg z rachunku bankowego Zleceniobiorcy potwierdzający dokonanie operacji bankowych,

2) Rozliczenie pobranej przez pracownika zaliczki

3) Raport kasowy uwzględniający dany wydatek

4) KW potwierdzające dokonanie zapłaty

 

1. Sprawozdanie jest uznane za kompletne, jeżeli:

1)  wypełnione zostały wszystkie pola sprawozdania,

2)  zrealizowane działania opisane zostały w sposób szczegółowy i wyczerpujący. W opisie uwzględnione zostały wszystkie planowane działania i zakres ich realizacji oraz efekty realizacji zadania, ponadto wyjaśniono ewentualne odstępstwa od planu (zarówno w zakresie merytorycznym jak i finansowym,

2. Sprawozdanie jest uznane za prawidłowe, jeżeli:

1)  Złożone jest na prawidłowym druku ,

2)  Złożone jest w wymaganym umową terminie,

3)  Sprawozdanie jest podpisane przez osoby uprawnione,

4)  Jest czytelne

5)  Termin realizacji zadania jest zgodny z umową

6)   Nie zawiera błędów rachunkowych

7)  Poniesione wydatki są zgodne z kosztorysem i mieszczą się w terminie realizacji zadania określonym  umową

Konsekwencją rażących uchybień w rozliczaniu dotacji, na podstawie przepisów o finansach publicznych, może być zwrot części lub całości przyznanej dotacji.

ZATWIERDZENIE SPRAWOZDANIA

W przypadku braku uchybień Zleceniobiorca zostaje poinformowany na piśmie o zaakceptowaniu sprawozdania.

Błędy i braki w złożonym  przez Zleceniobiorcę sprawozdaniu winny być przez niego usuwane lub uzupełniane w terminie wskazanym przez Biuro, poprzez ponowne złożenie sprawozdania z dopiskiem korekta.

Nieusunięcie błędów lub nieuzupełnienie braków w sprawozdaniu, we wskazanym przez Biuro terminie skutkuje odmową akceptacji sprawozdania i możliwością rozwiązania umowy przez Zleceniodawcę.

BRAK SPRAWOZDANIA

Niezłożenie sprawozdania w terminie rodzi obowiązek wezwania Zleceniobiorcy do złożenia sprawozdania w wyznaczonym przez Biuro terminie. Niezastosowanie się do wezwania skutkuje koniecznością przeprowadzenia kontroli, która może być podstawą do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym.

KONTROLA

Biuro dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania, a w szczególności:

1) Stanu realizacji zadania

2)  Efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania

3)  Prawidłowości wykorzystania dotacji otrzymanej na realizację zadania

4) Prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy

Kontrola może być przeprowadzona w każdym czasie, zarówno w toku realizacji zadania oraz po jej zakończeniu. Kontrola może być przeprowadzona zarówno w siedzibie Biura jak i w siedzibie Zleceniobiorcy.

Przykład sposobu opisywania dowodów księgowych

………………………………..

pieczęć organizacji

Faktura/ rachunek Nr …………… z dnia ……………….. dotyczy realizacji zadania (nazwa zadania)

..........................................., zgodnie z umową nr ................. z dnia ……………...... zawartą pomiędzy Krajowym Biurem

a ……………………………………………

Dotyczy zakupu towaru/usługi z przeznaczeniem na …………………………………..…………………………………….

Sposób finansowania:

Ze środków własnych lub innych źródeł …………… zł

Z dotacji z FRPH/KBPN… …………… zł

Nr pozycji

w kosztorysie

…………

Razem – wartość faktury …………… zł

Podatek VAT jest / nie jest kosztem

 

Sprawdzono pod względem merytorycznym. Stwierdzam, że wydatek jest legalny, celowy,oszczędny. Zakupiony towar faktycznie dostarczony, usługazrealizowana.	……………… data	…………………….… pieczątka imienna i funkcja lub czytelny podpis osoby odpowiedzialnej za realizację zadania
Zakup, usługa zrealizowana zgodnie z Prawem zamówień publicznych wraz z przywołaniem stosownego art. Ustawy**	……………… data	…………………….… pieczątka imienna i funkcja lub czytelny podpis osoby odpowiedzialnej za realizację zadania
Sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym”	……………… data	…………………….… pieczątka imienna i funkcja lub czytelny podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzenie księgi rachunkowej
Zatwierdzono do wypłaty ………………	data …………………….…	pieczątka imienna i funkcja lub czytelny podpis osoby uprawnionej zgodnie z KRS

 

Konto Wn	Kwota	Konto Ma
Razem
Słownie:
……………… data	…………………….… pieczątka imienna i funkcja lub czytelny podpis osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej
Zapłacone gotówką w dniu ………… Raport kasowy nr …….. poz. …………../ przelewem Wyciąg Bankowy z dnia …………. Nr ………………* w dniu ……………….
Nr z dziennika księgowego

 

* niepotrzebne skreślić/ ** jeśli dotyczy

INNE WAŻNE INFORMACJE DOTYCZĄCE REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO

Zleceniobiorca jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji finansowo-księgowej dotyczącej realizowanego zadania publicznego, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 nr 152, poz. 1223, z późn. zm.). w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.

Prowadzenie wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków otrzymanych na realizację zadania wymaga wprowadzenia dodatkowych kont księgi głównej i pomocniczej, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z zadaniem w układzie pozwalającym spełnienie wymagań w zakresie sprawozdawczości i kontroli.

Wyodrębnienie obowiązuje wszystkie zespoły kont, na których ewidencjonuje się operacje związane z zadaniem, tak aby możliwe było wyodrębnienie ewidencji środków pieniężnych, rozrachunków, kosztów i przychodów.

W przypadku dokumentów księgowych, które tylko w części dotyczą zadania, kwoty wynikające z tych dokumentów powinny być odpowiednio dzielone na związane z realizacją zadania bądź nie i ujmowane na odrębnych kontach. Muszą one także być poparte odpowiednia dokumentacją potwierdzającą prawidłowość podziału kont.

 

Zasady zmiany treści umowy

Zleceniobiorca zobowiązany jest na bieżąco przekazywać Zleceniodawcy informacje, w formie pisemnej, o zmianach w swojej sytuacji prawnej (w tym zmianie: osób uprawnionych do reprezentacji, siedziby, numeru rachunku bankowego itp.)lub w realizowanym zadaniu (np. zmianie: miejsca, terminu realizacji zadania, liczby beneficjentów itp.).

Należy pamiętać, że załączniki (kosztorys i harmonogram) stanowią integralną część umowy i w związku z tym zmiana ich treści (np. wprowadzenie nowej pozycji kosztorysu, zmiana planowanych wydatków, zwiększenie danej pozycji wydatku powyżej limitu określonego w umowie, obniżenie środków własnych , zmiana terminów realizacji poszczególnych etapów zadania, itp.) wymaga zawarcia stosownego aneksu do umowy.

Z uwagi na trwałość umów, jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach, może nastąpić zmiana treści umowy w drodze aneksu do podpisanej umowy.  Pisemne wnioski o dokonanie zmian w warunkach merytorycznych i finansowych realizowanej umowy należy przedłożyć Zleceniodawcy w celu akceptacji w terminie co najmniej 15 dni od ich planowanego wprowadzenia w życie.

Do czasu zatwierdzenia zmian przez Dyrektora Biura Zleceniobiorca ponosi wydatki na własne ryzyko.

Wnioski dotyczące zmian w umowach, których zakończenie przypada na dzień 31 grudnia należy przedłożyć Zleceniodawcy w nieprzekraczalnym terminie do 15 listopada. Wnioski wpływające po tym terminie nie będą rozpatrywane.

Dopuszcza się przesunięcia pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztorysu finansowanymi z dotacji w granicach do 10% wartości poszczególnych pozycji kosztów bez konieczności uprzedniego informowania Zleceniodawcy. Przesunięcia dokonane w tych granicach nie stanowią podstawy do zmiany umowy, ale należy je później uzasadnić w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania. Wszelkie przesunięcia wydatków – w ramach dotacji – powyżej 10 % danej pozycji kosztorysu wymagają zgody Krajowego Biura. Wzrost wydatków z dotacji powyżej 10% danej pozycji kosztorysu, bez wymaganej zgody dotującego, traktowane będzie jako pobranie dotacji w nadmiernej wysokości i podlegać będzie zwrotowi wraz z odsetkami liczonymi, jak dla zaległości podatkowych od dnia przekazania dotacji.

NAJCZĘŚCIEJ POJAWIAJĄCE SIĘ NIEPRAWIDŁOWOŚCI W SPRAWOZDANIACH

Nagłówek

• brak określenia czy sprawozdanie jest częściowe czy końcowe (lub błędne określenie)
• błędna nazwa zadania
• źle określony okres, którego zadanie dotyczy

Sprawozdanie z wykonania wydatków

• wpisywanie w kolumnach odnoszących się do całości zadania (zgodnie z umową) danych faktycznie zrealizowanych zamiast planowanych lub brak wypełnienia tych kolumn
• nieuwzględnienie w rozliczeniu ze względu na rodzaj kosztów wszystkich pozycji kosztorysowych (lub łączenie w sprawozdaniu pozycji, które w ofercie były opisane rozdzielnie)
• ujmowanie w sprawozdaniu faktur sprzed lub po terminie w którym mogły być ujęte, mylenie terminu wystawienia rachunku z terminem zapłaty
• ujmowanie w zestawieniu faktur dokumentów niespełniających wymogów formalnych np. paragonów zamiast faktur i rachunków
• błędy rachunkowe w sumowaniu i odejmowaniu pozycji

Błędy formalne

• złożenie sprawozdania na niewłaściwym druku
• brak właściwych podpisów i pieczątek